Bevor es allerdings an den finalen Druck und die Bindung geht, muss das fertige Word-Dokument in der Regel in ein PDF druckgerecht umgewandelt werden. Der Hintergrund ist, dass zwar die allermeisten Abschlussarbeiten mit dem Schreibprogramm Word erstellt werden, dieses aber nicht unbedingt für den Druck großer Dateien geeignet ist.
Word und PDF: Eine Kurzübersicht
Das Word-Format ist ein offenes Format, je nach Word-Version oder voreingestellten Druckrändern kann diese Datei an jedem PC anders aussehen und folglich kann das Layout sich komplett verschieben und die ganze Arbeit ist dahin. Genau das überträgt sich sodann auf den Druckprozess und der Drucker liefert ein anderes Ergebnis als geplant, mit anderen Seitenzahlen, falschen Bildbeschriftungen und verschobenen Absätzen.
Es kann aber auch leicht passieren, dass der Empfänger (in der Regel die Druckerei) nicht die gewählte Schriftart installiert hat. Das passiert oft, wenn das Dokument eigentlich in „fremden“ Schreibprogrammen wie Pages oder Latex erstellt wurde und dann in Word übertragen wird. Word schnappt sich hier einfach eine ähnliche Schriftart und verfälscht so das Ergebnis.
Die Universallösung lauter hier deswegen: PDF. Das PDF-Format ist ein geschlossenes Format. Wenn der Drucker deine Datei öffnet, kann es diese nicht mehr verändern und diese sieht auch auf jedem PC gleich aus. Was der Betrachter am Bildschirm sieht, gibt der Drucker auch genauso aus. Ein verschobenes Layout wird somit vermieden und sozusagen mit dem Umwandeln „in Stein gemeißelt“.
Möglichkeiten zum Umwandeln
Es gibt zwar unterschiedliche Möglichkeiten, ein Word Dokument in ein PDF umzuwandeln, die gängigste ist aber die direkte Umwandlung mittels Word:
**WORD 2010: **
- Öffne das gewünschte Dokument in Microsoft Word
- Klicke oben links auf “Datei” und wähle “Speichern unter” aus
- Lege in dem sich öffnenden Dialogfenster fest, wo das Dokument gespeichert wird
- Wähle unter “Dateityp” das Format “PDF” aus und klicke auf “Speichern”
- Das Word-Doc wird in ein PDF konvertiert und befindet sich am ausgewählten Speicherort
**WORD 2013 und WORD 2016 **
- Öffne das gewünschte Dokument in Microsoft Word
- Klicken oben links auf “Datei” und wähle anschließend “Exportieren” aus
- Klicke auf den Button “PDF/XPS-Dokument erstellen”
- Es öffnet sich ein Fenster, in dem Du den Dateinamen und den Speicherort festlegen kannst. Stelle sicher, dass als Dateityp “PDF” ausgewählt ist.
- Klicke auf “Veröffentlichen”, um die PDF-Datei zu erstellen
Neben der direkten Umwandlung mit Word gibt es online aber auch unzählige Tools, um eine Word Datei in ein PDF zu konvertieren.
Beispielsweise unter:
- https://smallpdf.com/de/word-in-pdf
- https://online2pdf.com/de/word-zu-pdf-konvertieren
- https://de.pdf24.org/pdf-word.jsp
- https://www.sodapdf.com/de/word-in-pdf/
ist dies problemlos möglich. Bei manchen muss man seine E-Mail-Adresse angeben und bekommt dann die Datei kostenfrei zugesandt. Mittels diesen Konvertierungsprogrammen ist es auch möglich, mehrere PDF zusammenzufügen oder zu trennen. Bei manchen Anbietern sind auch nur einige wenige Konvertierungen möglich, ehe man zur kostenpflichtigen Version weitergeleitet wird. Ein großer Nachteil bei dieser Methode ist jedoch, dass die oftmals vertrauliche Datei auf einem fremden Server zwischengespeichert wird und nicht mehr sicher ist.
Eine andere Möglichkeit ist, das Dokument über den Druckertreiber umzuwandeln. Wer einen Drucker kauft, hat in der Regel auch einen passenden Treiber dazu. Dieses Programm ist notwenig, dass der PC den Drucker auch erkennt und mit diesem einwandfrei kommunizieren kann. Um das Word-doc. In ein PDF umzuwandeln, einfach „so tun als ob“ man es drucken möchte, und zwar über den Reiter *Datei - Drucken *auswählen. Normalerweise öffnet sich dann ein Fenster, über welches das Layout, die Farbe und so weiter ausgewählt werden kann. Unter diesen Optionen findet sich auch „PDF“, denn der Treiber wandelt zum Druck die Datei automatisch in dieses Format um. Einfach auf den Reiter klicken und „Als PDF sichern“ wählen. Jetzt nur noch dein richtigen Speicherort auswählen, am besten auf dem Desktop, damit du es auch gleich findest.
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